社内の情報を検索するのに困っていませんか?
ほとんどの仕事は「情報の検索」から始まります
社外のデータは検索サービスで自由に検索できますが、
社内の情報は“全文検索エンジン”がないと自由に検索できません
社内のファイルサーバの問題を解決します
「探せない」
- 他の人が作成したファイルが探せない
- 階層構造が守られえていないため、たどり着けない
- ファイル名だけでは必要なファイルなのかわからない
- ファイルの中身で検索してもヒットしない
そこで全文検索エンジン
誰でも使える(シンプルな検索)
・簡単な導入・運用(システム連携)
既存のWebシステムからファイルめがねへ連携が可能。
社内ポータルサイト
誰でも使える(ファイルの中身の検索)
様々なファイルの中身で検索できます。
検索対象アプリケーション名 | 拡張子 | 検索対象アプリケーション名 | 拡張子 |
Acrobat | OpenDocumentワープロ | odt | |
AutoCAD ※1 | dwg、dxf | OpenDocument表計算 | ods |
CSV | csv | OpenDocumentプレゼンテーション | odp |
DocuWorks | xdw、xbd | 一太郎 | jtd |
MicrosoftWord | doc、docx | メール | eml |
MicrosoftExcel | xls、xlsx | HTML | htm、html |
MicrosoftPowerPoint | ppt、pptx | テキスト | txt(拡張子を指定可能) |
Microsoft Outlook | msg | リッチテキスト | rtf |
MicrosoftVisio | vsd | 圧縮ファイル ※2 | Zip |
上記リスト外のファイルについても、ファイル名、パス名、日付等の検索が可能です。
※1:別途オプション製品が必要になります。
※2:本リストに掲載されたファイル種別が対象になります。
★ オプション:トレンド分析 ★
お客様の声
社内情報が検索できるようになると、従業員の方の社内情報に対する理解や利活用の意識が自然に変わりますので、DX推進における従業員の方の意識改革にもつながります。
ファイルめがね導入企業(ソフトウェア製造業様の従業員)のアンケートの一部。様々な業務での社内情報の利活用が生産性を向上します。 (文面は一部補足・修正)
担当業務 | どんな時にファイルめがねを 利用しますか? |
ファイルめがねがなければ、 どうしていましたか? |
ファイルめがねによって 何か改善されましたか? |
お客様 サポート |
お客様から10年近く前の輸出規制貨物の該非判定書についての問い合わせを受け、資料の場所が変わらず検索した。 | わかりそうな人に聞いて回ったと思う。 | チームの半分が在宅勤務で、聞いて回ることもなかなか大変。相手の時間も奪うことを考えると、かなりの作業時間の短縮になった。 |
営業 | 普段担当していない製品の最新資料を提示する必要があったため、最新の提案資料を探した。 | その製品の担当営業に聞く。 | 結果として、いろいろな場所に散らばっていることが分かったので、これを機に最新版の置き場所を決めることになった。今後は再利用の効率もよくなると思う。 |
開発 | 見積提示前の社内稟議で必要なコンティンジェンシープランの資料を作成する際に、似た案件の資料を検索し、それをベースに作成した。 | 一から資料を作成する。 | この資料の作成は不慣れであったため、もしベースにできるものがなく一から作成したとなると、回らに聞いたり調べたりで数時間はかかっていたと思う。それが短縮できた。 |
企画 | 製品への機能追加の検討にあたり、競合他社製品の同等の機能把握のために、社内に築盛している競合製品情報を機能名などで検索した。 | 社内の競合製品のファイルを一つずつ探す。 分かりそうな人に聞く。 ネットで検索する。 |
分かりそうな人は上司・先輩のため、なかなか聞きにくい。自分で解決できたので良かった。 |
品質保証 | 新たな品質指標の追加検討にあたり、過去の似たような指標や実績値がないか、案件の過去資料を検索した。 | 案件のフォルダー内のファイルを確認してまわる。 詳しい人に聞く。 |
結果として参考にできそうな実績値は見つからなかったが、ないことが短時間で分かったので、時間を浪費せずに済んだ。 |
※アンケートの結果の一例であり、実際の効果などをお約束するものではありません。
事例① 自治体関係
公文書管理システムとの連携
公文書管理システムとの連携例
事例② 自治体関係
事例③ 食品関係