スマートデバイスを活用した圧倒的な業務の 効率化を実現するビジネスの時代到来。

いつでも・どこでもメールで申請[メールdeワークフローBI]

タブレット端末やスマートフォンとクラウドを使ってどこからでも申請・届出・承認。時間と場所を選ばない業務の遂行が可能
重要な稟議・決裁でのワークフロー利用だけではなく、数多く行われている業務の申請・承認のワークフロー化が可能
既存のワークフローシステムとの併用をスピーディに実現

新しい時代のスマートビジネススタイル。
いつでも、どこでもメールで申請。メールで検索。

「メールdeワークフローBI」は、メールの利便性とワークフローの管理機能を両立。
電子メールが取り扱える環境で利用できるクラウド型ワークフローシステムです。
タブレット端末、ノートPC、あるいはスマートフォンから申請・承認が行えます。
※携帯電話から承認が行えます。

利便性と容易な管理環境を実現。データもしっかり守ります。

いつも使っているメールソフトでワークフロー

メールの送受信だけで申請や承認が行えます。新しいソフトの使い方を覚える手間を軽減できます。
クライアントに専用のソフトをインストールする必要がなく、導入の負担を軽減します。

いつでもどこからでも申請・承認

メールソフトとExcelファイルを扱える環境であれば、Macやタブレット端末、スマートフォンからでも申請、承認が行えます。
申請内容は、メール本文で閲覧できるので、外出先からでもすぐに承認が行えます。


だれとでも申請・承認

取引先やThinクライアントなど、外部とのやり取りもメールを使って社内のワークフローに連動させて処理を行うことができます。
また、紙で管理していた届出も電子化して業務の効率化が行えます。

進行状況が一望できる

パソコンはもちろん、タブレット端末やスマートフォンのWebブラウザから、申請や承認の進行状況が一覧で確認することができます。


安全に使える

ドキュメントをパスワードつきのZIPファイルに格納して送受信できるため、申請内容の盗み見や改ざんから保護できます。

データを管理・守る

申請・承認の情報は、すべてメールdeワークフローBIの権限管理を通じて処理・一元管理されるため、不正なユーザー、手順の操作から保護することができます。

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メールやFAXで運用している業務の電子化作業の効率化

FAXからメールに切り替わることによる業務効率化の絶大な効果

導入効果 ● 確認作業時間の短縮による事務効率作業の効率化・正確化
● どこにいても承認処理が可能
● FAX送信のコストの削減
● 紛失や伝達の遅れ・行き違い等のケアレスミスの防止

データ精度と保全性確保による管理業務の軽減

  • 取引先との定型的な業務
    - 取引先から送付されたExcelデータをワークフローに取り込むことが可能
  • 代理店やフランチャイズ店からの報告業務
    - 収集したデータの活用も可能
  • 特定部署や支店・支部といった小規模な環境で利用する申請・届出
    - 段階的な導入が可能
  • パートやアルバイト等の非正社員の申請・届出等の事務処理
    - データの保全性確保、管理業務の軽減・効率化

事例1 外注管理

外注先の進捗管理や内容把握が迅速になり効率的に管理

■導入前
A社は、業務の外注先の会社が複数あり、Excelファイルをメールで交換しながら管理をしていました。
たとえば、相見積等を取る場合、各社に同じ内容の要件書をメールで送付し、その後、各社から回答された内容を 集約してから比較するなど、作業が煩雑でした。
さらに、進捗管理もメールで行っていたため、各社の進捗がわかりづらい状況でした。
■導入後
外注先をメールdeワークフローBIに登録し、メール申請・承認を実施することで、 同一文書が一斉に送付できるようになり、外注先から返信されてくるメールがワークフローシステム上で管理されるため、 各社の進捗や内容が把握しやすくなり管理業務の効率化を実現することができました。

事例2 アウトソーシングサービス

外部データをワークフローに取り込みシステム連携で効率化

■導入前
交通費精算などを一手に請負うアウトソーシングサービス事業を展開するB社は、窓口が複数あり、 委託元の会社とメールでExcelデータをやりとりをしていました。 窓口で受付を行い本社で出張手配などのExcelデータをとりまとめ、社内システムに転記を行っていましたが、 転記ミスや登録漏れ、チェック作業が発生し、作業負荷が増大していました。
■導入後
窓口と委託元の会社との最終的に送付されてくるメールに添付されたExcelデータを申請データとして処理し、 内容一覧表示やCSV出力の機能を利用することで、 社内システムへのデータ転記業務の効率化を実現しました。

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外出先からの承認・申請(社内運用)

スキマ時間を有効活用。ビジネスチャンスを逃さない。

  • タブレット端末やスマートフォンから申請・承認の手続きが可能
  • SOHOや在宅勤務による報告や承認
  • 災害時やパンデミックなどによるBCP対策
  • 忙しいからこそ申請・承認をスピーディに実行

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現場が見える申請データの分析機能

  • 【主な機能】
  • 申請・届出データの集計分析
  • 集計結果のランキング表示
  • ファイル出力(Excel,CSV)

必要なときに必要なデータ分析が行えます。

  • プロジェクトや個人単位でのデータ分析
  • 一覧から任意の項目をドラッグ&ドロップすることで、新たなレポートの作成・保存
  • カスタマイズにより財務システムなどのデータと組み合わせた収支状況などの分析

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システム構成

利用環境に合わせて選べるクライアントシステム

※メールdeワークフロー:編集はExcelデータが編集できるアプリが必要
※モバイルビューア:Webブラウザ上で編集可能
※携帯電話からは、メールdeワークフローによる承認のみ行えます。

主な機能 - 他ワークフローにはない唯一の機能

※他システムからの人事データのインポートはカスタマイズにて対応可能

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動作環境

サーバー

Microsoft Windows Server 2008 R2(x64),Microsoft Windows Server 2008 (x86/x64),
Microsoft Windows Server 2003
Microsoft .NET Framework 2.0 Service Pack1

クライアント

【申請】電子メールの送受信ができ、Microsoft Excelのドキュメントが利用できる環境
【承認】電子メールの送受信ができる環境
※モバイルビューア
【申請・承認】Webブラウザが利用できる環境

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