事例紹介
パイオニア株式会社様 - ペーパーレス会議システム導入事例
パイオニア社は､ネットプレゼンターProを導入し､ペーパーレス会議を実現｡自席から各自のPCへ資料を提示し､業務進捗報告が可能に｡会議室の予約や準備～進行の作業効率化と､資料の可読性の課題を解決｡ソフト選定から運用にいたる経緯もご紹介｡
先駆者という意味の社名である｢パイオニア｣｡新しいことを一番にチャレンジし､技術開発していこうという創造的な文化風土を持つ。 その最先端の技術革新により、AVエンターテイメントやカーナビゲーション商品を市販のみならず世界の主要な自動車メーカにも供給しているカーエレクトロニクス事業を展開している。 このカーオーディオやカーナビゲーションなどの設計､開発､製造を行うモーバイルエンタテインメントビジネスグループ(MBG)の技術統括部技術開発部 オーディオ開発課（川越事業所）が、ネットプレゼンターProを導入した｡
オーディオ開発課で実施している業務進捗報告会｡
会議室の予約や、セッティング、進行などに時間を要し、業務に支障をきたすことがあったという｡そのほか、会議で使用するプロジェクタに映し出された文字が見えにくいことが悩みの種だった。
こうした中､会議の効率化を図るために画面転送システムの採用の検討が開 始される｡多機能なシステムや高額なシステムなど､様々な画面転送システムの中で､ネットプレゼンターProがオーディオ開発課の最も要望にミートしたシステムとして､問題を解決の方向に導いた｡
ネットプレゼンターProを導入することで､オフィス内の自席にいながら､PCに表示された資料画面を、そのまま参加者のPCへ画面転送して表示することができ､会議の準備・進行に関わる作業の省略化を実現した。
また､これまで読みにくかった文字もPC上で確認できるようになり､会議終了後には､すぐ次の仕事に取り掛かることができ､業務全体の効率化につながっているという｡
わずらわしい手続きや会議の準備を効率的に行えること。「すぐに会議ができる」ことを求めていた。
事業所の従業員は約3400名以上｡事業所内には50以上の会議室が設置してある川越事業所｡しかし､急に会議室を予約しようとしても会議室を確保できないケースもあるという｡
｢3日前に会議室を予約しようとしても､予約が取れない時があります｣(吉田副主事)。
また､予約した会議室のプロジェクタや会議用PCのセッティングに時間がかかり､さらには発表者がミーティング用PCが置いてあるテーブルのところまで移動して､報告書類をプロジェクタに表示して報告する形式を取っているために､会議の進行においても時間がかかっていたという｡
さらに､プロジェクタを使ってスクリーンに映し出された文字が見えないといった不満もあり､会議に集中できない状況があった｡
そうした中で､｢会議室を使わずに､できれば自分たちが仕事している場所で簡単に会議ができないか｣､｢会議が終わったら次の仕事にすぐ取り掛かれられないか｣､｢画面を転送してしまったほうが問題を解決する手段として早いのではないか｣という要望を実現するシステムを探すこととなった｡
｢わざわざ集まって､議長がプロジェクタを用意して､電源を入れて､パソコンを立ち上げてというような準備もせずに､すぐに会議ができるということを求めていたのです｣(吉田副主事)。
ニーズにマッチしたのは、シンプルな画面転送機能とリーズナブルな価格
オーディオ開発課では､会議室を使わずに｢業務進捗報告会｣の打合せが行える環境を具体的に検討したのは､8月頃だったという｡
所属長から｢PCの画面を転送して共有できるものを調査してほしい｣と依頼をされた副主事の吉田氏は､インターネットを使って｢画面転送｣などの様々なキーワードで約1週間程度､画面転送システムを探したという｡
｢画面転送できるソフトウェア自体が少なかったので､取捨選択したのは5つぐらいです｡実際にインターネットで探した数は､その5倍くらいです｣(吉田副主事)。
しかし､機能面､価格面などの点から､要求にそぐわないものが多くあったという｡
｢ソフトウェアの規模が大きかったり､付加機能が多すぎる製品が多く､価格の問題もありました。最終手段として考えたのが､モニターケーブルを使って分配しようかと本気で考えていました｣(吉田副主事)。
そんな状況の中､ネットプレゼンターProのホームページを見つけたという｡
｢ネットプレゼンターのホームページを見て､これしかないと確信しました｡その後､要件にミートする製品はこれしかないと､所属長に相談したら､即購入しようということになりました｣(吉田副主事)。
ニーズに完全にマッチし､しかも低価格であったのも決定要因となり､検討から導入までの期間は2ヶ月程度で導入が決定したという｡
また､購入前には､情報システム部門にネットプレゼンターProのネットワークに対するトラフィックの負荷の調査を依頼し、問題がないということを確認している｡
｢パッケージを開けた時には､詳細な取扱説明書が無かったので､本当に使えるか心配でしたが、実際に使ってみて簡単な操作だということが理解できました｣(吉田副主事)。
｢これだけ簡単だったら説明書も不要だと皆が言っていました｣(吉田副主事)。
こうした簡単な操作性も､ネットプレゼンターProが業務でスムーズに使える要因のひとつであるといえるだろう｡
自席にいながらすぐさま会議を開催できるように。会議運営の効率化に貢献。
オーディオ開発課では､これまで会議室で行っていた業務進捗報告会を､ネットプレゼンターProを使い､オフィスの自席で行っているという｡
｢これまで会議室を確保して行っていたミーティングが､オフィスの自席で行えることが最大のメリットでした｣(MBGの技術統括部 技術開発部 オーディオ開発課 吉田健作 副主事)。
具体的には､ネットプレゼンターProの画面転送機能を使い､進捗報告会の資料を参加者全員のPCに画面表示して会議を進めることで､会議室の予約や会議を行うための準備といった作業の効率化に貢献している｡
また､これまでプロジェクタを使った資料がPC上で確認できることにより､会議へ集中することが可能になったという｡
｢ネットプレゼンターProを使うことで､文字が見えないという問題も解決されました｡プロジェクタの場合､資料の文字が見えにくいために､会議に集中できないことが多かったのですが､資料の内容が自分のパソコンで見られることで､会議に集中できるようになりました｣(吉田副主事)。
｢ネットプレゼンターProがあれば､自分のPCから資料を画面表示できるので､通常業務の延長線で簡単に打合せができるようになりました｣(吉田副主事)。
オーディオ開発課のメンバーは20人｡チームワークでの課題達成を狙い、１単位で4つのデスクを向かい合わせ､結婚披露宴会場のようにレイアウトされており､チーム内の打合せや、関連している他のメンバーとの打合せもスムーズに行われているという｡
こうした､コミュニケーション環境を作り出しているオーディオ開発課にとってネットプレゼンターProは､非常に最適なシステムであったということがいえるであろう｡
