事例紹介｜ICT

ペーパーレス会議システムで､経営会議での配布資料の煩雑さを解消。 - 事例紹介：JA全農とちぎ様

全国農業協同組合連合会栃木県本部(以下､JA全農とちぎ)では､経営会議にNetPresenter^®Pro･議長コンソールを導入｡パソコン28台(OS：WindowsXP)を使用し､2007年3月にペーパーレス会議の運用を開始｡導入の一番の目的は“情報の共有化”である｡｢ペーパーレス会議は情報共有化の出発点｣との考えから､NetPresenter^®Proに加え､独自システム環境を構築し､先進的かつ理想的な情報共有化を実現している｡IT活用により､煩雑になっていた会議配布資料のペーパーレス化と共有化に成功した｡

導入の狙いは2つ｡配布資料の煩雑さの解消と情報開示

＜導入のきっかけ＞
導入にあたって､コア･スタッフとして活躍された担当者は､こう語る｡

｢JA全農とちぎのトップである県本部長から2006年7月､”会議の資料枚数が多くて煩雑になっている｡なにか工夫できないか”との指示があり､検討がスタートしました｡｣

しかし､会議室へのハード導入を含め､ソフトウェアの最適性のみでは解決しないことから､管理部内(企画管理/電算/総務人事)に検討チームを編成｡

ペーパーレス会議システムの導入検討と並行して､イニシャルコストおよびランニングコストの検証を行うこととなった｡

＜導入背景と狙い＞

JA全農とちぎでは､本部長･副本部長･部長などの経営職層をメンバーとして経営会議を毎月2回行っており､各部署から提出される資料は､1回の経営会議あたりA4版で200枚にものぼる｡

経営会議では､毎回､枚数×人数分(20名以上)を印刷し会議参加者へ配布するほか､会議終了後に全職員に回覧｡

回覧後は､各部で一年間保管し､保管期限が事業年度末から一年後になるため､廃棄まで最大2年分の資料が貯留していた｡

担当者は､続けてこう語る｡

｢県本部長のコンセプト“縦横無尽の情報共有化”に基づき､情報はできる限り共有を行っています｡さらに､職員に県本部経営の中枢機関である経営会議の協議の場を経験させ､｢改革の種｣を蒔き､職員からの｢芽生え｣を期するため､既に3年前から､経営会議には採用1年目の一般職員まで､順番で傍聴をしているのです｣｡

経営会議終了後は部長がグループリーダーに内容を説明するほか､グループリーダーは経営会議内容を部下に内容説明する事が義務付けられるほどの徹底ぶりだ｡

こういった情報開示を徹底するために､ペーパーレス会議システムの導入と連携して､独自システムも構築した｡
Webサーバー利用の独自ASPにて会議資料をWeb公開し､アーカイブが可能になるシステムである｡

先ず､経営会議資料の電子データをWebサーバーの共有ディレクトリへ格納する｡
議長はここから資料を開き､NetPresenter^®Proで画面転送を行う｡

また､JA全農とちぎでは事務局が経営会議の内容をまとめ､全職員向けにメールマガジンを配信しているが､このバックナンバーもWebから閲覧可能となっている｡

このように上手くリレーションされた､正に“縦横無尽の情報共有化”を実現している｡
こういったシステムを構築しているのは､JA全農のなかでも栃木県本部(JA全農とちぎ)だけだそうだ｡

議論のためのリアルタイムなやり取り､各自が画面転送が行える事が決め手に

＜導入選定理由＞

先ず､他社製品との比較検討が始まり､NetPresenter^®Proのほか､他2製品が候補に｡

一つはWeb会議が行えるシステムで遙かに予算オーバーした｡
もう一つは片側からでの画面転送しかできなかった｡

JA全農とちぎの条件は､3つあった｡
一点目は､一つのファイルに皆で書き込みができること｡論議するためにはリアルタイムでのやり取りが必要だ｡
二点目には､双方向にて画面転送を行えること｡参加者全員がスムーズに各自の画面転送を行い､画像を共有することだった｡
そして三点目に､予算と見合うこと｡

こうした要件を全て満たしていたのがNetPresenter^®Proだった｡
このほか､オプションである｢議長コンソール｣｢ハードディスクリカバリー｣を導入している｡

議長コンソールは一括管理システムであり､議長が会議参加者に代わり､画面転送が行える｡
また､画面転送だけでなく､ファイルデータも会議参加者へ送る事ができるほか､PCの一斉電源管理も可能だ｡

PC28台にもなる経営会議の運営に､議長コンソールがないと本格的運用ができない｡･･･との判断から導入を決定した｡

また､ハードディスクリカバリー(ハードディスク復旧)システムについては､セキュリティ対策だ｡
会議室は施錠しているが､室内のパソコンは経営会議の内容を一切残さないように､全て毎起動時にリカバリーをかけている｡

｢万が一､ハードを盗難されても問題とならないようにです｡パソコン上にデータが残っていると､重要な経営情報が洩れてしまう恐れがありますから｣(担当者)｡

細心の配慮と､念には念をといった万全な情報漏洩対策だ｡

｢紙による資料はすべてなくならない｣だが､｢始める前に比べれば格段の違いである｣

＜導入効果＞

ペーパーレス会議のスタートは2007年3月｡JA全農とちぎはISO14001を取得しており､NetPresenter^®Proを利用することで紙の削減にも繋がった｡

｢正直､ペーパーレスのコストパフォーマンス効果は小さいですね｡ですが､紙のコストだけでなく､実際にはコピーや印刷のコスト､資料準備としての人的コストや廃棄コストまでがかかっているはずですから､トータル的な効果はあると思います｣(担当者)｡

｢紙は減ったか？｣の質問に､答えは｢紙による資料はすべてなくならない｣｡

だが､｢始める前に比べれば格段の違いである｣という｡

また､Webサーバーを利用した情報共有化システムとの連携が形成されたことも効果の一つだそうだ｡

＜導入の経過と課題＞

では､実際にペーパーレス会議に参加している皆さんの反応はどうだろうか｡

第一声は｢目が痛い！｣だ｡

平均年齢55歳以上の経営会議｡

5時間も続く会議中､ずっとパソコン画面を見続けるうえ､200枚にも及ぶ資料画面の切替えには､さすがに目が疲れてしまう｡
そんな疲労を緩和させるため､会議ではA4縦表示の資料が多いことから､A4縦長に切り換え可能なディスプレィを利用し､スクロールによる目の疲れを軽減している｡

そして､会議参加者は自分の発表の番になったら画面転送を行う｡

だが､未だペンツールは使いこなせていない｡

｢現実問題として､最初から全機能を使いこなすには､ユーザースキルが不足しています｣(担当者)｡

さらなる情報共有化とペーパーレス化の取り組みに

＜今後の展望＞

一番に挙げられたのが“情報共有化のシステム拡張”だ｡

経営会議に限らず､NetPresenter^®Proの導入を端緒として､その他の資料についても共有化を行いたいとのこと｡

｢情報の共有化をいかに進めるかというところで､利用者のスキルアップが必要不可欠です｡例えば､NetPresenter^®Proで画面上に書き込みしたものをUSBメモリへ保存し､メモとして持ち帰るといった事も可能になれば｡･･･と考えています｣(担当者)｡

また､せっかく導入したペーパーレスシステムを､経営会議以外でも利用したい｡
社内研修や､システム検証等でも幅広く活用できたらと､各部のグループリーダーへNetPresenter^®Pro･議長コンソールの利用説明会も実施した｡

今後ともJA全農とちぎの情報共有化とペーパーレス化の取り組みに､NetPresenter^®Proは更に効果を発揮し､CS(顧客満足)の向上に寄与するであろう｡