オフィスではデスクトップパソコン、外出先ではノートパソコンを利用して、見積書や提案書の作成、あるいは取引先とのメールのやり取りをしたり、インターネットを使った情報収集など、コンピュータの利活用の必要性は高まるばかりです。 また、近年急速に普及しているタブレット端末やスマートフォンを活用している方も多いのではないでしょうか。 どこにいてもインターネットに接続できる端末を利用した情報の入手・共有化する環境が当たり前となり、ビジネスのスピードがますます加速しています。

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インターネットを活用したビジネスが進む中、見積書や注文書、あるいは経費精算などの申請・届出、承認といったワークフロー業務が紙ベースによる運用を続けてはいないでしょうか。あるいはワークフローシステムを導入したもののインターネットに対応していないシステムのため、外出先からワークフローシステムにアクセスできないというケースも見受けられます。 「スマートｄｅワークフローＢＩ」は、インターネットが使える環境であれば、どこからでもＷｅｂブラウザからワークフロー業務が行えるシステムです。今までのように各種申請や届出、承認のためにオフィスにいることはなく、どこからでも業務を遂行することが可能です。

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顧客から急な見積の依頼を受けても、「スマートｄｅワークフローＢＩ」を使えば、たとえ外出先でも、ノートパソコンやタブレット端末で見積書を作成し、申請・承認の社内稟議を行うことができます。上司が出張中でも、打ち合わせの合間に、スマートフォンから見積の内容を確認して承認するといったことが可能になります。 しかも、申請・届出の書類(Excelシート)の指定項目を編集することができます。オフィスに縛られないビジネス環境を手に入れることで、素早い顧客対応も可能。競合他社より優位に商談を進めることができ、ビジネスチャンスを逃すことがありません。

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「スマートｄｅワークフローＢＩ」は、インターネットが利用できる環境であれば、どこからでも申請・届出、承認といったワークフロー業務が可能ですので、災害発生時やインフルエンザなどの流行などがあっても、オフィスに出向くこことなく事業を継続することが可能です。 また、[コミュニケーションログ機能]により、上司とのやり取りも記録できますので、申請、承認までのやりとりも管理することができます。

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企業間の統合をはじめ、関連企業間でのワークフロー業務の統合は、その企業、あるいは企業間での承認ルートが独自のものがあり、なかなか進まないもの。 「スマートｄｅワークフローＢＩ」は、複雑な承認ルートにもスムーズに対応することができます。統合する企業単位、あるいは部門ごとに導入を進めながらワークフロー業務を統合していくといったことが可能です。 また、ワークフロー業務で利用している書類もExcelシートに置き替えることでスムーズに移行することができます。

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「スマートｄｅワークフローＢＩ」は、申請・届出のデータを集計することが可能。プロジェクトや個人単位などで分析することができます。 例えば、交通費精算や接待交際費、あるいは出張旅費などの精算データを部署別・プロジェクト別・個人別で集計し、ランキング表示することで、支出が多いところはどこかといったことが分析できます。 また、ExcelやCSVファイルに出力することができ、財務システムなどのデータと組み合わせることでと収支状況の分析も可能になります。

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導入したらすぐに使えるExcelシートの申請・届出フォームが20種類以上を用意。 Excelシートだから、総務部の方でも簡単に様式の変更を行うことができます。また、Excelの機能を使い、自動計算や入力チェックなども設定することができます。 入力フォームの開発が必要なシステムと違い、社員教育なども含めた導入期間の短縮とコストの削減を実現。

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※『駅すぱあと』は株式会社ヴァル研究所の登録商標です。

※1：稟議文書のデータ集計・分析を行う場合必要な動作環境(2011.10月現在)
※2：Webサーバーを公開する場合は、専用サーバーをお勧めいたします。
※3：Chrome、Firefox、Safariでは承認に必要な項目のみ表示・編集が可能です。

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文書管理や出張者不在による処理の停滞、書類のファイリングの手間など、 問題点がたくさんあり、システムによる電子化にはどうも踏み切れない。

スマートｄｅワークフローＢＩなら手軽に導入できるから、 現在の業務を負担なく電子化できます。

紙による届出・申請処理は馴染み深く、手軽であるという理由でワークフローシステムの導入による電子化に消極的になりがちですが、出張者不在による処理の停滞や書類のファイリングの手間、過去の書類を検索する手間などに目をつむっていませんか？ スマートdeワークフローＢＩは、紙ベースで行っていた業務をそのままネットワーク上に移行できる敷居の低い、手軽なシステムです。紙ベースの手軽さを残しつつ、上記の問題点も解決し、効率的な文書管理を実現します。

文書の数が多すぎて、すぐに必要な文書が見つからない。

スマートｄｅワークフローＢＩなら簡単に文書を探し当てられます。

山積の稟議文書の中から目的の書類を探し出すのは一苦労。必要なときに限って文書が見当たらないなっていう経験はありませんか？ スマートdeワークフローＢＩなら、検索機能を使って、間単に目的の文書を見つけ出すことができます。また、システム内に全ての文書が収まり書類の保管スペースの無駄も省けるので一石二鳥です。

紙の稟議文書だと、後から誰がどの場所に修正を加えたかわからない。

スマートｄｅワークフローＢＩなら申請時、 承認時の稟議文書の内容を確認できます。

申請時、承認時のExcelの稟議文書をそれぞれ保存しているため、後から段階を追って確認を行うことができます。申請、承認の各段階での内容が把握できるので、故意な改ざんも防止できます。

「ペーパーレスについて」を折りたたむ

人事異動があるたびに、人事データを組みなおすことを考えると目が回りそう。

人事異動にスマートに対応。

スマートdeワークフローＢＩは、同時に複数の人事データを持つことができます。通常のシステムでは同時にひとつの人事データしか所有できないため、人事異動の際は管理者の方が泊り込みで時間に追われての切り替えを行って大変、というお話を良く伺いますが、スマートdeワークフローＢＩでは事前に切り替え後の人事データを用意しておけるので、管理者の方の悩みの種をスマートに解消します。

稟議ルートが複雑なんだけど、システムで設定できるの？

複雑な稟議ルートも簡単に設定。

スマートdeワークフローＢＩは、管理ツールにも大変操作しやすい設定画面を採用していますので、稟議ルートの設定も直感的に簡単に行うことができます。稟議ルートへの制限もないので、簡単なものから分岐を伴う複雑なものまで、ご要望に合わせた稟議ルートを作成できます。分岐時、合流時の条件も複数パターンから選択ができ、きめ細やかな設定を実現します。

全社単位で動かすシステムは更新作業が悩みの種。

アップデートの手間の心配も無用。

クライアントへのインストールは初期時のみ。その後のアップデートは、サーバを最新の状態に保持することで自動更新できます。

「運用について」を折りたたむ

新しいアプリケーションを導入すると、何かと不安。

馴染み深いExcelが稟議文書だから、 新たなアプリケーション導入の不安を軽くします。

スマートdeワークフローＢＩは、同時に複数の人事データを持つことができます。通常のシステムでは同時にひとつの人事データしか所有できないため、人事異動の際は管理者の方が泊り込みで時間に追われての切り替えを行って大変、というお話を良く伺いますが、スマートdeワークフローＢＩでは事前に切り替え後の人事データを用意しておけるので、管理者の方の悩みの種をスマートに解消します。

申請書の変更や追加など、メンテナンスコストが心配。

自由度の高いExcelが稟議文書だから、メンテナンス費用を大幅に削減できます。

他のワークフローシステムを利用している方の不満のひとつとして、稟議文書フォームの修正を行うたびにカスタマイズ費用がかかるというお話を良く伺います。スマートdeワークフローＢＩではそんなコストの心配は無用です。使い慣れたExcelによる稟議文書ですので、修正は自由自在に行うことができ、作業負担がかかりません。 また、Excelの機能を全て使用できますのでマクロを埋め込んだシートをご利用いただくことも可能です。

稟議文書から帳票をフォームを起こすのは二度手間だ。

印刷用フォームを新たに用意する手間も省けます。

Excelによる稟議文書なので、帳票を新に起こす手間もかかりません。 稟議文書を印刷することで、そのまま帳票としてご利用いただけます。

業者間同士でも同じシステムが使えたら便利なのに。

業者間でのやりとりも行えます。

稟議文書がシステムに依存しないExcelだから、業者間でのワークフローを行うことも可能です。Excelのほかに添付ファイルも使用できるので、関係する資料を添付して、業者間の見積のやり取りを効率的に行うことができます。

システムで稟議文書を管理していても、バックアップがないと心配。

文書のバックアップの不安も手間も、すっきり解消。

稟議文書がExcelだから、システムから切り離して文書を単体でバックアップすることが簡単にできます。そのため、バックアップ作業の手間が大幅に削減されることはもちろん、不安もすっきり解消します。

安全性は大丈夫？

気になる安全性の不安も情報の暗号化で解消します。

Excelによる稟議文書メリットは分かったけれど、安全性に不安を感じるという方もご安心ください。情報は全て的確な暗号化を行っているので、万一外から見られても内容が流出する心配はありません。

「Excelについて」を折りたたむ