事例紹介｜ICT http://www.zetta.co.jp/ solution/conference ja Copyright 2010 Tue, 10 Jul 2007 13:58:04 +0900 http://www.sixapart.com/movabletype/ http://blogs.law.harvard.edu/tech/rss ペーパーレス会議システムで､経営会議での配布資料の煩雑さを解消。 - 事例紹介：JA全農とちぎ様 導入の狙いは2つ｡配布資料の煩雑さの解消と情報開示 ＜導入のきっかけ＞ 導入にあたって､コア･スタッフとして活躍された担当者は､こう語る｡ ｢JA全農とちぎのトップである県本部長から2006年7月､”会議の資料枚数が多くて煩雑になっている｡なにか工夫できないか”との指示があり､検討がスタートしました｡｣ しかし､会議室へのハード導入を含め､ソフトウェアの最適性のみでは解決しないことから､管理部内(企画管理/電算/総務人事)に検討チームを編成｡ ペーパーレス会議システムの導入検討と並行して､イニシャルコストおよびランニングコストの検証を行うこととなった｡
＜導入背景と狙い＞
JA全農とちぎでは､本部長･副本部長･部長などの経営職層をメンバーとして経営会議を毎月2回行っており､各部署から提出される資料は､1回の経営会議あたりA4版で200枚にものぼる｡ 経営会議では､毎回､枚数×人数分(20名以上)を印刷し会議参加者へ配布するほか､会議終了後に全職員に回覧｡ 回覧後は､各部で一年間保管し､保管期限が事業年度末から一年後になるため､廃棄まで最大2年分の資料が貯留していた｡ 担当者は､続けてこう語る｡ ｢県本部長のコンセプト“縦横無尽の情報共有化”に基づき､情報はできる限り共有を行っています｡さらに､職員に県本部経営の中枢機関である経営会議の協議の場を経験させ､｢改革の種｣を蒔き､職員からの｢芽生え｣を期するため､既に3年前から､経営会議には採用1年目の一般職員まで､順番で傍聴をしているのです｣｡ 経営会議終了後は部長がグループリーダーに内容を説明するほか､グループリーダーは経営会議内容を部下に内容説明する事が義務付けられるほどの徹底ぶりだ｡ こういった情報開示を徹底するために､ペーパーレス会議システムの導入と連携して､独自システムも構築した｡ Webサーバー利用の独自ASPにて会議資料をWeb公開し､アーカイブが可能になるシステムである｡ 先ず､経営会議資料の電子データをWebサーバーの共有ディレクトリへ格納する｡ 議長はここから資料を開き､NetPresenter®Proで画面転送を行う｡ また､JA全農とちぎでは事務局が経営会議の内容をまとめ､全職員向けにメールマガジンを配信しているが､このバックナンバーもWebから閲覧可能となっている｡ このように上手くリレーションされた､正に“縦横無尽の情報共有化”を実現している｡ こういったシステムを構築しているのは､JA全農のなかでも栃木県本部(JA全農とちぎ)だけだそうだ｡ ネットワーク構成図

議論のためのリアルタイムなやり取り､各自が画面転送が行える事が決め手に

＜導入選定理由＞
先ず､他社製品との比較検討が始まり､NetPresenter®Proのほか､他2製品が候補に｡ 一つはWeb会議が行えるシステムで遙かに予算オーバーした｡ もう一つは片側からでの画面転送しかできなかった｡ JA全農とちぎの条件は､3つあった｡ 一点目は､一つのファイルに皆で書き込みができること｡論議するためにはリアルタイムでのやり取りが必要だ｡ 二点目には､双方向にて画面転送を行えること｡参加者全員がスムーズに各自の画面転送を行い､画像を共有することだった｡ そして三点目に､予算と見合うこと｡ こうした要件を全て満たしていたのがNetPresenter®Proだった｡ このほか､オプションである｢議長コンソール｣｢ハードディスクリカバリー｣を導入している｡ 議長コンソールは一括管理システムであり､議長が会議参加者に代わり､画面転送が行える｡ また､画面転送だけでなく､ファイルデータも会議参加者へ送る事ができるほか､PCの一斉電源管理も可能だ｡ PC28台にもなる経営会議の運営に､議長コンソールがないと本格的運用ができない｡･･･との判断から導入を決定した｡ また､ハードディスクリカバリー(ハードディスク復旧)システムについては､セキュリティ対策だ｡ 会議室は施錠しているが､室内のパソコンは経営会議の内容を一切残さないように､全て毎起動時にリカバリーをかけている｡ ｢万が一､ハードを盗難されても問題とならないようにです｡パソコン上にデータが残っていると､重要な経営情報が洩れてしまう恐れがありますから｣(担当者)｡ 細心の配慮と､念には念をといった万全な情報漏洩対策だ｡ JA全農とちぎ 経営会議風景

｢紙による資料はすべてなくならない｣だが､｢始める前に比べれば格段の違いである｣

＜導入効果＞
ペーパーレス会議のスタートは2007年3月｡JA全農とちぎはISO14001を取得しており､NetPresenter®Proを利用することで紙の削減にも繋がった｡ ｢正直､ペーパーレスのコストパフォーマンス効果は小さいですね｡ですが､紙のコストだけでなく､実際にはコピーや印刷のコスト､資料準備としての人的コストや廃棄コストまでがかかっているはずですから､トータル的な効果はあると思います｣(担当者)｡ ｢紙は減ったか？｣の質問に､答えは｢紙による資料はすべてなくならない｣｡ だが､｢始める前に比べれば格段の違いである｣という｡ また､Webサーバーを利用した情報共有化システムとの連携が形成されたことも効果の一つだそうだ｡
＜導入の経過と課題＞
では､実際にペーパーレス会議に参加している皆さんの反応はどうだろうか｡ 第一声は｢目が痛い！｣だ｡ 平均年齢55歳以上の経営会議｡ 5時間も続く会議中､ずっとパソコン画面を見続けるうえ､200枚にも及ぶ資料画面の切替えには､さすがに目が疲れてしまう｡ そんな疲労を緩和させるため､会議ではA4縦表示の資料が多いことから､A4縦長に切り換え可能なディスプレィを利用し､スクロールによる目の疲れを軽減している｡ そして､会議参加者は自分の発表の番になったら画面転送を行う｡ だが､未だペンツールは使いこなせていない｡ ｢現実問題として､最初から全機能を使いこなすには､ユーザースキルが不足しています｣(担当者)｡ A4縦表示ディスプレイのデスクトップ画面

さらなる情報共有化とペーパーレス化の取り組みに

＜今後の展望＞
一番に挙げられたのが“情報共有化のシステム拡張”だ｡ 経営会議に限らず､NetPresenter®Proの導入を端緒として､その他の資料についても共有化を行いたいとのこと｡ ｢情報の共有化をいかに進めるかというところで､利用者のスキルアップが必要不可欠です｡例えば､NetPresenter®Proで画面上に書き込みしたものをUSBメモリへ保存し､メモとして持ち帰るといった事も可能になれば｡･･･と考えています｣(担当者)｡ また､せっかく導入したペーパーレスシステムを､経営会議以外でも利用したい｡ 社内研修や､システム検証等でも幅広く活用できたらと､各部のグループリーダーへNetPresenter®Pro･議長コンソールの利用説明会も実施した｡ 今後ともJA全農とちぎの情報共有化とペーパーレス化の取り組みに､NetPresenter®Proは更に効果を発揮し､CS(顧客満足)の向上に寄与するであろう｡ ]]> http://www.zetta.co.jp/solution/conference/casestudy/000382.shtml http://www.zetta.co.jp/solution/conference/casestudy/000382.shtml 事例紹介 Tue, 10 Jul 2007 13:58:04 +0900 パイオニア株式会社様 - ペーパーレス会議システム導入事例 先駆者という意味の社名である｢パイオニア｣｡新しいことを一番にチャレンジし､技術開発していこうという創造的な文化風土を持つ。 その最先端の技術革新により、AVエンターテイメントやカーナビゲーション商品を市販のみならず世界の主要な自動車メーカにも供給しているカーエレクトロニクス事業を展開している。 このカーオーディオやカーナビゲーションなどの設計､開発､製造を行うモーバイルエンタテインメントビジネスグループ(MBG)の技術統括部技術開発部 オーディオ開発課（川越事業所）が、ネットプレゼンターProを導入した｡ オーディオ開発課で実施している業務進捗報告会｡ 会議室の予約や、セッティング、進行などに時間を要し、業務に支障をきたすことがあったという｡そのほか、会議で使用するプロジェクタに映し出された文字が見えにくいことが悩みの種だった。 こうした中､会議の効率化を図るために画面転送システムの採用の検討が開 始される｡多機能なシステムや高額なシステムなど､様々な画面転送システムの中で､ネットプレゼンターProがオーディオ開発課の最も要望にミートしたシステムとして､問題を解決の方向に導いた｡ ネットプレゼンターProを導入することで､オフィス内の自席にいながら､PCに表示された資料画面を、そのまま参加者のPCへ画面転送して表示することができ､会議の準備・進行に関わる作業の省略化を実現した。 また､これまで読みにくかった文字もPC上で確認できるようになり､会議終了後には､すぐ次の仕事に取り掛かることができ､業務全体の効率化につながっているという｡

わずらわしい手続きや会議の準備を効率的に行えること。「すぐに会議ができる」ことを求めていた。

事業所の従業員は約3400名以上｡事業所内には50以上の会議室が設置してある川越事業所｡しかし､急に会議室を予約しようとしても会議室を確保できないケースもあるという｡ ｢3日前に会議室を予約しようとしても､予約が取れない時があります｣(吉田副主事)。 また､予約した会議室のプロジェクタや会議用PCのセッティングに時間がかかり､さらには発表者がミーティング用PCが置いてあるテーブルのところまで移動して､報告書類をプロジェクタに表示して報告する形式を取っているために､会議の進行においても時間がかかっていたという｡ さらに､プロジェクタを使ってスクリーンに映し出された文字が見えないといった不満もあり､会議に集中できない状況があった｡ そうした中で､｢会議室を使わずに､できれば自分たちが仕事している場所で簡単に会議ができないか｣､｢会議が終わったら次の仕事にすぐ取り掛かれられないか｣､｢画面を転送してしまったほうが問題を解決する手段として早いのではないか｣という要望を実現するシステムを探すこととなった｡ ｢わざわざ集まって､議長がプロジェクタを用意して､電源を入れて､パソコンを立ち上げてというような準備もせずに､すぐに会議ができるということを求めていたのです｣(吉田副主事)。

ニーズにマッチしたのは、シンプルな画面転送機能とリーズナブルな価格

システム構成イメージオーディオ開発課では､会議室を使わずに｢業務進捗報告会｣の打合せが行える環境を具体的に検討したのは､8月頃だったという｡ 所属長から｢PCの画面を転送して共有できるものを調査してほしい｣と依頼をされた副主事の吉田氏は､インターネットを使って｢画面転送｣などの様々なキーワードで約1週間程度､画面転送システムを探したという｡ ｢画面転送できるソフトウェア自体が少なかったので､取捨選択したのは5つぐらいです｡実際にインターネットで探した数は､その5倍くらいです｣(吉田副主事)。 しかし､機能面､価格面などの点から､要求にそぐわないものが多くあったという｡ ｢ソフトウェアの規模が大きかったり､付加機能が多すぎる製品が多く､価格の問題もありました。最終手段として考えたのが､モニターケーブルを使って分配しようかと本気で考えていました｣(吉田副主事)。 そんな状況の中､ネットプレゼンターProのホームページを見つけたという｡ ｢ネットプレゼンターのホームページを見て､これしかないと確信しました｡その後､要件にミートする製品はこれしかないと､所属長に相談したら､即購入しようということになりました｣(吉田副主事)。 ニーズに完全にマッチし､しかも低価格であったのも決定要因となり､検討から導入までの期間は2ヶ月程度で導入が決定したという｡ また､購入前には､情報システム部門にネットプレゼンターProのネットワークに対するトラフィックの負荷の調査を依頼し、問題がないということを確認している｡ ｢パッケージを開けた時には､詳細な取扱説明書が無かったので､本当に使えるか心配でしたが、実際に使ってみて簡単な操作だということが理解できました｣(吉田副主事)。 ｢これだけ簡単だったら説明書も不要だと皆が言っていました｣(吉田副主事)。 こうした簡単な操作性も､ネットプレゼンターProが業務でスムーズに使える要因のひとつであるといえるだろう｡

自席にいながらすぐさま会議を開催できるように。会議運営の効率化に貢献。

オーディオ開発課では､これまで会議室で行っていた業務進捗報告会を､ネットプレゼンターProを使い､オフィスの自席で行っているという｡ ｢これまで会議室を確保して行っていたミーティングが､オフィスの自席で行えることが最大のメリットでした｣(MBGの技術統括部 技術開発部 オーディオ開発課 吉田健作 副主事)。 具体的には､ネットプレゼンターProの画面転送機能を使い､進捗報告会の資料を参加者全員のPCに画面表示して会議を進めることで､会議室の予約や会議を行うための準備といった作業の効率化に貢献している｡ また､これまでプロジェクタを使った資料がPC上で確認できることにより､会議へ集中することが可能になったという｡ パイオニア株式会社モーバイルエンタテインメントビジネスグループ川越事業所 技術統括部 技術開発部 オーディオ開発部 副主事 吉田 健作 氏｢ネットプレゼンターProを使うことで､文字が見えないという問題も解決されました｡プロジェクタの場合､資料の文字が見えにくいために､会議に集中できないことが多かったのですが､資料の内容が自分のパソコンで見られることで､会議に集中できるようになりました｣(吉田副主事)。 ｢ネットプレゼンターProがあれば､自分のPCから資料を画面表示できるので､通常業務の延長線で簡単に打合せができるようになりました｣(吉田副主事)。 オーディオ開発課のメンバーは20人｡チームワークでの課題達成を狙い、１単位で4つのデスクを向かい合わせ､結婚披露宴会場のようにレイアウトされており､チーム内の打合せや、関連している他のメンバーとの打合せもスムーズに行われているという｡ こうした､コミュニケーション環境を作り出しているオーディオ開発課にとってネットプレゼンターProは､非常に最適なシステムであったということがいえるであろう｡]]> http://www.zetta.co.jp/solution/conference/casestudy/000356.shtml http://www.zetta.co.jp/solution/conference/casestudy/000356.shtml 事例紹介 Sat, 07 Apr 2007 11:58:00 +0900